Não perca tempo no trabalho com e-mail e telefone

Há três coisas que nos fazem perder um tempo valiosíssimo no trabalho: as conversas, os e-mails e os telefonemas.

Conversas na hora certa

Quanto às conversas fora do contexto profissional é muito fácil resolver o problema: basta ser profissional e encontrar o momento certo de conversar, preferencialmente num happy hour.

Mas, como lidar com e-mails e telefonemas, que nunca nos querem deixar parar um segundo? Ambos são, afinal de contas, tarefas profissionais fundamentais.

Gerenciando melhor os e-mails

Estamos o tempo todo recebendo e-mails e esse é o seu problema mais grave, embora também seja uma de suas vantagens. Entretanto, dificilmente alguém irá enviar um e-mail se coisas estiverem pegando fogo.

Recomendamos, preferencialmente, que se a sua atividade não estiver diretamente relacionada a responder rapidamente aos e-mails cheque-os apenas em horas pré-definidas: como por exemplo, ao entrar e ao voltar do almoço ou de duas em duas horas.

Assim, você responde em bloco os e-mails e economiza muito tempo.

Seja objetivo ao telefone

Às vezes uma boa conversa põe a casa em ordem, evita o deslocamento para uma reunião e tranqüiliza as coisas.

Mas na maior parte do tempo ao telefone estamos usando a função enfática da linguagem, ou seja, estamos reafirmando o que já foi dito, com ahãs, chovendo no molhado e não trazendo soluções.

A melhor saída para não perder tempo numa conversa telefônica é dizer que precisa falar rápido, pois assim a pessoa rapidamente diz o que precisa dizer, sem dar voltas e mais voltas. Você também deve saber o que perguntar, para que no outro lado não dêem voltas.

Para todos os casos, seja nas conversas, no e-mail e ao telefone, quando se usa da objetividade obtêm-se retornos objetivos em troca. Esse é o caminho para ser produtivo e fazer o dia de 24 horas render como se tivesse 48 horas.