Como aumentar a produtividade? 4 dicas que vão ajudar você a se destacar

Quem nunca se pegou procrastinando, correndo com prazos que estão em cima da hora, e rolando as páginas nas redes sociais, como se não tivesse tanto trabalho, e não sabe nem por onde começar?

Para saber como aumentar a produtividade existem duas palavras que devem fazer parte da sua vida: planejamento e organização. Ter uma rotina sem horários e sem prioridades abre espaço para a demora e perda de prazos e, consequentemente, impede o seu desenvolvimento profissional.

Entenda como mudar alguns hábitos que afetam o seu fluxo de atividades e quais aqueles que são saudáveis para o seu trabalho.

O que pode afetar a produtividade?

Antes de começar a entender como aumentar a produtividade, é importante conhecer os fatores que podem influenciar negativamente, afinal, é preciso entender por que você não tem sido tão produtivo para resolver esse problema e melhorar o seu fluxo de trabalho.

 Redes sociais

As redes sociais e a tecnologia são grandes aliadas da sua carreira, pois, por meio delas, você pode encontrar diversas oportunidades e ainda fazer um bom networking. Além do que é um ótimo meio para passar o tempo.

No entanto, tudo começa com uma pequena olhada nas mensagens e logo se está imerso na timeline, nos vídeos e, consequentemente, perdendo um valioso tempo que poderia ser produtivo. Nesse sentido, recomenda-se que você comece a se policiar e a estabelecer horários para conferir as redes, como durante o período de almoço e após cumprir as suas tarefas.

Má distribuição das tarefas

Você começa fazendo as tarefas mais fáceis e depois as mais complexas ou o contrário? Você leva em consideração a prioridade e prazos das suas atividades? Sabe como fazer a gestão do tempo?

Ser desorganizado e não fazer uma boa distribuição de tarefas prejudica a sua produtividade porque você estará sobrecarregado e estressado e não conseguirá focar em nenhuma delas. É aí que começa um looping de procrastinação. 

Cansaço mental

A fadiga, o estresse e o cansaço mental decorrentes do excesso de trabalho ou falta de intervalos causa uma queda brusca na produtividade, nos seus resultados e principalmente na sua saúde.

É fundamental ter momentos de descanso, evitar levar trabalho para casa, não ficar sobrecarregado, ter um ambiente laboral saudável e ainda buscar organizar horários e prazos.

Processos manuais

Já parou para pensar sobre o tempo perdido procurando papéis, documentos, preenchendo contratos e formulários à mão e organizando arquivos físicos? A automação e a digitalização agilizam e otimizam todo o fluxo de trabalho.

Afinal, como aumentar a produtividade?

Você também já se perguntou como aumentar a produtividade, mas não sabe o que pode fazer de diferente? Primeiramente, é importante identificar o que vem causando a sua baixa produtividade. Afinal, de nada adiantará aplicar as melhores técnicas se estiver cansado mentalmente ou se a sua rotina é completamente desorganizada.

Apesar de ser humano, pois existem limitações e aspectos para não conseguir trabalhar sem interrupções, é possível aproveitar o seu tempo de trabalho com qualidade. Para isso, basta adotar alguns bons hábitos na sua rotina. Veja os principais a seguir.

1. Tenha um bom planejamento

Listar, organizar e planejar todas as suas tarefas de acordo com as prioridades ajuda tanto na visualização quanto no cumprimento delas. Então, se você não sabe como aumentar a a sua produtividade, o primeiro hábito saudável para a sua rotina é o planejamento dos seus afazeres.

O mais indicado é fazer isso na noite anterior para não prejudicar o andamento do seu trabalho durante o dia. Para fazer o seu planejamento, é possível usar uma agenda, por exemplo. Algumas pessoas ainda preferem escrever à mão a usar calendários e listas no celular.

No entanto, para saber por onde começar a se planejar, você precisa estabelecer metas para saber quais são as suas prioridades. Para saber o que fazer primeiro, há pessoas que conseguem ser mais produtivas fazendo as tarefas mais difíceis no início do dia, pois estão mais descansadas.

Já outras, preferem finalizar as mais fáceis para poder se concentrar naquelas mais complexas o restante do dia. Então, veja qual a melhor maneira de você se adaptar para fazer o seu planejamento. Outra orientação sobre as metas, é que elas precisam ser reais. Isto é, lembre-se de que o seu corpo e a sua mente precisam de descanso, então não tente ser multitarefas.

2. Desenvolva um ritmo de trabalho

Já foi comprovado cientificamente que o nosso cérebro precisa criar hábitos, ou seja, repetições para aprender algo. Se você desenvolve uma rotina e ritmo de trabalho, ele vai ficando mais natural, fluido e produtivo com o passar do tempo.

Entretanto, pessoas que não estabelecem horário para o trabalho, para dormir ou para os intervalos, acabam tendo uma rotina desorganizada e que afeta o cumprimento de prazos. Dito isso, uma dica para aumentar a produtividade é estabelecer um padrão e o andamento dos seus afazeres.

Por exemplo, sempre checar os e-mails antes de começar as suas atividades, executar aquelas que precisam ser entregues primeiro, fazer pequenas pausas a cada duas horas, religiosamente, a não ser que surjam imprevistos, e assim por diante.

3. Saiba delegar funções

Tentar fazer tudo sozinho, se sobrecarregar de tarefas, ou fazer tudo ao mesmo tempo são os inimigos da sua produtividade. Além de se esgotar mentalmente, você não conseguirá finalizar nada, principalmente para os cargos de liderança. Saber delegar as tarefas de maneira estratégica otimiza — e muito — os resultados.

Quando você distribui tarefas da maneira adequada, consegue focar em seus pontos fortes e ainda aproveitar as melhores habilidades da sua equipe. Assim, todo o fluxo de trabalho se torna mais fluido, eficiente e de qualidade.

Por mais rápido que você seja, e por mais simples que pareça ser a tarefa que está executando, ninguém consegue trabalhar sozinho. Sendo assim, preze por uma equipe que tenha qualidades complementares, ou seja, onde cada um tenha facilidade com algo diferente.

4. Utilize a tecnologia

Como dito, processos manuais, demorados e arcaicos atrasam todo o fluxo de trabalho e prejudicam a produtividade. Nesse sentido, tanto os processos individuais quanto os da empresa podem passar por automatizações que otimizam todo o trabalho.

Um exemplo são as ferramentas para gerenciamento de tarefas que permitem delegar projetos, funções, prazo, colocar comentários e outra funcionalidades que evitam as reuniões demoradas para alinhamento de atividades.

Para aprender a como aumentar a produtividade, foque em mudar hábitos prejudiciais — como a procrastinação e a desorganização — para uma rotina planejada, organizada e que preze tanto pela qualidade quanto pelos prazos. Para isso, identifique o que vem atrapalhando o seu fluxo de trabalho para conseguir desenvolver um bom ritmo.

O que acha de aplicar essas técnicas na sua rotina quanto antes? Para receber mais dicas como essas, assine a nossa newsletter e fique por dentro das novidades e métodos que alavancam a sua carreira!