Como realizar uma administração do tempo eficaz? Confira!

É absolutamente terrível chegar ao final de um dia e ver que todas as suas demandas não foram entregues, pelo menos não como você queria. Mas se todas as pessoas têm as mesmas 24 horas no dia, como é possível que nem todas consigam realizar suas atividades? Isso está relacionado à administração do tempo.

Essa gestão é o que será responsável por você definir quais serão suas entregas e como você vai executá-las. E em tempos de enorme quantidade de demandas e tarefas a serem feitas, definir o foco necessário para cada uma é extremamente importante.

Todavia, empresas, equipes e até mesmo líderes têm certa dificuldade para conseguir fazer as definições de importância. Muitos processos, entregas e resultados acabam sendo afetados por falta de controle dos envolvidos.

Se você quer saber mais desse assunto, entender como aplicá-lo na sua rotina corporativa e aumentar sua produtividade, aproveite este artigo, pois ele foi feito especialmente para você! Boa leitura!

O que é a administração do tempo e qual a sua importância?

Esse conceito é bem confundido por pessoas que têm contato com ele pela primeira vez. A administração do tempo não é controlar 100% de tudo o que acontecerá no seu dia e das pessoas envolvidas, mas preparar aquilo que é mais importante para o seu trabalho e empresa.

Não basta definir apenas as prioridades, é preciso fazer também a organização de maneira otimizada, sabendo aquilo que trará os resultados mais expressivos para aquele momento. De maneira resumida, é fazer a coisa certa, na hora correta e no momento certo, ou seja, a gestão do tempo é a efetividade das suas demandas.

Assim, com um planejamento do seu tempo colocado em prática, dificilmente algum deadline apertado será uma surpresa desesperadora, afinal, você tem controle das suas demandas e poderá fazer a administração delas com a nova atividade a ser cumprida. A administração do tempo permite que você se programe e tenha o domínio do seu trabalho, além de ter mais oportunidade para desenvolver sua carreira.

Quais são as dicas para colocar a administração do tempo em prática?

Pode até parecer um processo simples — focar em suas tarefas após organizar quais são as prioritárias —, mas apesar de a execução realmente ser esse processo, não é algo fácil a ser feito. Afinal, como definir as prioridades? Quando definir? Quanto tempo usar para executar um relatório?

Para tirar essas e outras suas dúvidas que vão surgir, levantamos algumas dicas que devem auxiliar você a colocar em prática a administração do tempo. Confira!

Realizar o planejamento

Um dos sinônimos de administração é planejamento e, por esse motivo, a primeira — e principal — etapa a ser executada para alcançarmos o objetivo esperado é planejar suas tarefas.

Faça uma organização periódica, de preferência no início do mês, e defina suas macro-entregas para o período que está iniciando. A cada início de semana, faça o mesmo ritual, atualizando o status atual do que foi levantado no início do mês e definindo quais são as atividades menores a serem realizadas.

Esse tipo de processo permitirá que você saiba o que precisa ser feito e qual o tempo será necessário para trabalhos a curto, médio e longo prazo.

Agendar as tarefas

Existem grandes, médias e pequenas tarefas, sendo que algumas delas podem ser facilmente resolvidas. Mas como administrá-las em meio a tantas outras que podem surgir? Um passo a ser feito é agendá-las, em um formato de “to-do-list”, que assim você poderá conferir sempre no início do seu dia.

Diversos aplicativos automatizam esse processo que, além de ser bem mais fácil a visualização, você poderá controlar o status atual. Além disso, eles permitem visualizar o histórico, definir as prioridades, colocar deadlines, entre outras funcionalidades.

Fazer pequenas pausas

A administração do tempo não é apenas evitar que você divida seu tempo em diversas tarefas, mas como também não limitar 100% do seu dia em uma só tarefa. Isso é recomendável porque a extrema concentração diminui a qualidade da sua entrega, pois gera um grande estresse.

Assim, é recomendável realizar pequenas pausas, permitindo que seu cérebro descanse um pouco para que, ao retornar, volte a trabalhar com o máximo de eficiência.

Evitar procrastinação

A procrastinação vem sendo um mal bastante explorado ultimamente. E não é para menos: muitas horas são gastas com atividades desnecessárias e que afetam diretamente seus resultados. O importante é definir seu foco e não desperdiçar com aquilo que não é importante no momento.

Ainda existem grandes conversas paralelas que poderiam ser realizadas em outro momento cabível. Os celulares são grandes vilões, que levam seu foco para outras atividades e não para a sua tarefa que precisa ser entregue.

É claro que você não precisa se isolar de tudo e todos enquanto não está trabalhando, mas é fundamental fazer a medição e controlar para que seu foco não seja desviado.

Afinal, quais são as vantagens?

A administração do tempo é fundamental para garantir a eficiência de processos e gerar resultados efetivos para a organização. Além disso, para as próprias pessoas que os executam, uma série de benefícios são gerados:

·        aumento de tarefas executadas — a produtividade é, sem dúvidas, um dos principais resultados alcançados com essa gestão. Com a organização das suas tarefas, mais tempo existirá para executá-las;

·        redução do estresse — muitos colaboradores hoje estão exaustos justamente pela quantidade de atividades, o que interfere diretamente na qualidade do seu serviço;

·        menos retrabalho — uma consequência da baixa qualidade do trabalho é a necessidade de refazê-los. A administração do tempo permite justamente diminuir a chance de erros;

·        oportunidade de crescimento — quando apresentamos melhores resultados e controle da demanda, você passa a ter mais credibilidade na sua equipe, o que gera mais oportunidades de crescimento na empresa, melhorando sua vida profissional.

Não importa o tamanho da empresa e qual o seu papel nela, sem a administração do tempo é muito provável que não consiga entregar seus resultados da forma esperada e acabe prejudicando não só você, mas toda a equipe. Para isso, execute as dicas levantadas e conquiste mais organização para sua produtividade.

Gostou assunto? Agora conheça outras práticas a serem executadas para se sobressair!