Aprenda agora como definir prioridades e otimizar seu tempo!

O gerenciamento de trabalho é uma competência essencial para os profissionais contemporâneos. Hoje, encontramos cada vez mais empresas que buscam colaboradores que tenham não só capacitação técnica, mas também oferecem alto desempenho à organização. Você sabia que o primeiro passo para desenvolver essas habilidades é aprender como definir prioridades?

Afinal, quando você determina aquilo que é mais importante para você e sua carreira, é possível desenvolver uma rotina coerente com suas necessidades e urgências, sejam elas pessoais ou profissionais. Consequentemente, você se torna um trabalhador mais completo e proativo.

Neste conteúdo, explicamos a importância da definição de prioridades e como realizá-la para otimizar seu tempo e ampliar seus resultados. Acompanhe!

O que significa definir prioridades?

Objetivamente, definir prioridades não é elencar aquilo que é importante. Ainda que grande parte do estabelecimento das suas prioridades envolva identificar o que é essencial no seu dia a dia, não podemos focar somente nisso. Vamos pensar em um exemplo para facilitar?

Imagine que você está trabalhando e concluindo um projeto administrativo para seu líder. No entanto, um colaborador da sua equipe solicitou a sua ajuda para concluir uma atividade que deve ser entregue hoje. O que você faz? Por um lado, você sabe que o seu projeto é importante e pode trazer bons resultados para a empresa, por outro, seu colega tem um prazo apertado.

Normalmente, quando pensamos em elencar nossas prioridades, precisamos determinar aquilo que é importante para nós, identificando o impacto causado nas pessoas ao nosso redor, assim como entender quais são as atividades de maior urgência e como elas atravessam o seu dia a dia.

Então, o que isso quer dizer? Pensando no exemplo dado, se seus colegas raramente pedem sua ajuda em uma atividade, você pode — e deve priorizá-la, considerando sempre o prazo de entrega. No entanto, se essa é uma realidade constante e você frequentemente precisa parar suas funções para auxiliar sua equipe, é importante rever suas prioridades.

Afinal, você também precisa se dedicar na conclusão do seu projeto para garantir melhores resultados. Por isso, a definição de prioridades nada mais é do que uma análise profunda da sua rotina pessoal e profissional que busca entender quais são os fatores importantes da sua realidade, as atividades de urgência e as prioridades que você já estabelece hoje, sejam elas funcionais ou não.

Como realizá-la com sucesso?

Agora que você já sabe o que é a definição de prioridades, é fundamental saber como realizá-la porque só assim você conseguirá otimizar e gerenciar o seu tempo da melhor forma possível. O primeiro passo é o autoconhecimento.

No exemplo explicamos a importância de conhecer a sua rotina para conseguir aprimorá-la pois não é possível reconhecer suas prioridades sem antes entender como você as estabelece e as comunica para seus colegas e familiares. Portanto, perceba se o seu foco está em potencializar seus resultados ou manter seus hábitos atuais.

Pensando em ajudar você a se aprofundar na definição de prioridades, separamos as melhores dicas para iniciar o seu processo de autoconhecimento. Acompanhe!

Escreva sua rotina atual

A primeira atividade é muito simples, mas demanda uma habilidade fundamental: sinceridade. Aqui, você deve escrever detalhadamente a sua rotina atual, elencando todas as atividades que você faz de segunda até domingo, incluindo refeições, momentos de higiene pessoal e tempo para descanso.

Sinta-se livre para construir a sua rotina da forma como desejar, usando sua criatividade para deixar o momento mais leve e descontraído. O importante é elencar todas as atividades profissionais, pessoais e familiares que são realizadas sem deixar nada de fora, combinado?

Estabeleça suas preferências

Com o seu cronograma em mãos, chegou o momento de você analisar e estabelecer suas preferências, avaliando:

• quantas dessas atividades escolhi realizar e realmente me dão prazer?
• de que forma cumpro com minhas tarefas? Sigo todos os prazos ou procrastino sempre que posso?
• quanto tempo gasto efetivamente para realizá-las?

Essas perguntas irão nortear a construção da sua nova rotina. Com elas, é possível identificar as tarefas que você prioriza atualmente, a forma como são realizadas e os comportamentos e hábitos que sustentam suas ações além de capacitá-lo a responder mais uma pergunta: o que eu realmente priorizo hoje?

Identifique as atividades indispensáveis

Até aqui, você já escreveu detalhadamente sua rotina e identificou suas preferências. Com todas as informações reunidas, é preciso retomar o seu cronograma para identificar quais atividades são indispensáveis, isto é, que realmente não podem sair do seu dia a dia, como:

• número de horas de trabalho diário exigido pela empresa;
• refeições;
• momentos para higiene pessoal;
• tempo para relaxar e descansar;
• período para estudo.

Uma vez determinadas, é possível identificar aquelas tarefas que tomam muito do seu tempo, dificultando sua organização e gestão profissional. Assim, fica muito mais fácil elencar quais são as tarefas que realmente devem fazer parte da sua nova rotina e quais podem ser trocadas ou esquecidas para otimizar cada vez mais sua realidade.

Invista no aproveitamento de energia

Você já ouviu falar no aproveitamento de energia? Muitas pessoas sabem que fazem de tudo um pouco e, no fim do dia, sentem que não fizeram nada. Isso é reflexo de uma energia mal gerenciada e organizada no ambiente profissional e pessoal. A melhor forma de combater o mau aproveitamento da sua energia é organizando o seu cronograma por meio das suas prioridades.

Vamos pensar juntos: quando existem muitas atividades para serem cumpridas, por onde você começa? Muitas vezes, por não sabermos por onde iniciar nossas tarefas, temos a impressão de que não teremos tempo suficiente para realizar tudo o que precisa ser feito.

Portanto, identifique quais são as atividades mais urgentes, em seguida elenque as mais importantes e, então, determine aquelas que não terão um grande impacto na sua rotina e podem ser feitas por último.

Além disso, existem algumas técnicas que auxiliam você a realizar apenas uma tarefa por vez seguindo sua ordem de urgência e importância, como:

• faça registros das suas atividades, investindo em agendas (virtuais ou não) e aplicativos para monitorá-las;
• delegue tarefas, verificando se é possível delegar ações tanto no seu contexto de trabalho quanto no ambiente familiar;
• limite seus horários, determinando um tempo específico para as atividades que não são prioridades para otimizar seu cronograma.

Desenvolva uma nova rotina consistente

O último passo no seu caminho do autoconhecimento para definição de prioridades é o desenvolvimento de uma nova rotina coerente com suas preferências reais e atividades indispensáveis. Lembre-se de que uma boa rotina auxilia não só na sua organização, mas também aumenta sua motivação, produtividade, senso de competência e manejo de crises.

Isso porque, quando você tem o seu cronograma desenvolvido com base naquilo que realmente impacta o seu dia a dia, é possível identificar as possíveis ações para lidar com imprevistos sem perder de vista seu tempo para lazer, descanso e estudo.

Qual a importância da definição de prioridades?

Ao longo do conteúdo, você pode aprender como definir prioridades para otimizar o seu tempo e construir uma rotina mais saudável e proativa. No entanto, precisamos ter em mente que o processo de estabelecimento das suas preferências vai muito além do bom gerenciamento do seu tempo, com ele você:

• diminui o estresse e a ansiedade de lidar com surpresas e procrastinações;
• aumenta o número de tarefas bem-feitas que geram melhores resultados;
• reduz a taxa de retrabalho;
• potencializa o seu tempo livre, auxiliando você a aproveitá-lo da melhor forma possível;
• aprimora suas habilidades ao separar um tempo para estudar.

Percebe como definir prioridades pode potencializar sua realidade e deixá-la coerente com suas preferências? Para tanto, lembre-se de colocar todas as nossas dicas em ação, explorando sua rotina atual até identificar as possibilidades de mudança para construir uma nova realidade!

Você conhece outras formas de elencar suas prioridades? Então, compartilhe nos comentários para ajudar outros leitores também!