Afinal, como se organizar no trabalho para a máxima eficiência?

Muitas pessoas têm dúvidas sobre como se organizar no trabalho para melhorar a sua produtividade. Isso porque a eficiência da execução das tarefas está diretamente ligada à organização. Quando você não tem uma ordem para seguir, é muito provável que prazos se percam, materiais de trabalho desapareçam e processos urgentes sejam deixados de lado.

Tudo isso faz com que ocorram muitas confusões dentro da empresa, prejudicando não só o fluxo de trabalho, mas também o clima organizacional, pois tanto os gestores quanto os colaboradores estão sobrecarregados e desmotivados.

Para evitar que isso aconteça, você precisa colocar em prática algumas ações que ajudarão a melhorar a organização no trabalho e, consequentemente, o convívio com seus colegas e sua produtividade. Ficou interessado no assunto? Continue a leitura!

Ter o mínimo possível de objetos na estação de trabalho

Uma estação de trabalho organizada agiliza a sua produção. Por esse motivo, você deve ter o mínimo possível de objetos em cima dela. Deixe nesse local somente o necessário, ou seja, os objetos que você usa com mais frequência. Os demais deverão ser guardados em um local apropriado.

Além de ter mais espaço para realizar as suas atividades, você se sentirá mais motivado para melhorar seu desempenho profissional. Também reduzirá as chances de cometer equívocos ou retrabalhos desnecessários em virtude da desorganização.

Em suma, com uma estação de trabalho organizada você terá mais domínio sobre as suas tarefas, podendo identificar com facilidade quais delas já foram concluídas e quais ainda não.

Eliminar distratores do ambiente

Quem nunca se viu imerso em suas redes sociais sem notar o tempo valioso que se passou? Esse é só um exemplo de distrator do ambiente que precisa ser eliminado do seu dia a dia profissional. Às vezes, um distrator pode até ser um colega que gosta de conversar, isso é muito comum quando temos afinidade com alguém, mas é preciso ter cuidado para não perder o foco.

Sendo assim, para evitar esse tipo de distração, é importante que você limite seus horários de trabalho. Afinal, ninguém consegue trabalhar 8 horas direto sem parar. Sendo assim, utilize técnicas que ajudam na concentração.

O Pomodoro é um exemplo disso. Com ele, você trabalha 30 minutos direto e descansa 5 minutos. Nesse período de descanso, você pode olhar suas redes sociais, tomar um café e até trocar ideias com seus colegas.

Ter em mãos tudo o que for necessário para as tarefas

Antes de realizar qualquer atividade, faça uma lista dos itens que serão necessários para executá-la. Feito isso, separe-os em sua estação de trabalho e comece a colocar em prática as suas obrigações.

Isso evita que você perca tempo tendo de parar o que está fazendo para procurar algo que necessita para concluir sua tarefa. Além de otimizar seu tempo, você consegue realizar mais atividades e melhorar seu rendimento no trabalho.

Planejar as ações no dia anterior

Outra ação muito importante e que contribuirá para uma máxima organização do seu trabalho é planejar o que será feito no dia anterior. Sendo assim, ao final do expediente, liste todas as suas obrigações que devem ser executadas no próximo dia. Nesse momento, você pode fazer uso de ferramentas como o Trello, que possibilita que as suas tarefas sejam listadas em cards.

Dentro desses cards, você pode criar um checklist com o horário de conclusão de cada atividade. A cada tarefa concluída, é possível selecioná-la e “riscá-la” do seu quadro. O melhor disso tudo é que essa ferramenta permite o compartilhamento com outros usuários, a fim de facilitar a comunicação dentro da empresa.

Dessa forma, ao chegar no seu trabalho, você já saberá exatamente o que fazer, quais são as demandas mais urgentes, entre outros pontos importantes para a sua produtividade.

Começar o mais cedo possível

Quanto mais tarde você começar a executar suas atividades, mais sobrecarregado estará. Isso porque muitas tarefas vão se acumular ao longo do dia e quando você menos perceber, terá de fazer horas extras para dar conta de tudo. Isso faz com que você fique cada vez mais cansado e estressado, tendo em vista que não terá um tempo saudável para descanso.

Sendo assim, a dica é começar a trabalhar o mais cedo possível. Dessa forma, você consegue se organizar melhor e sem pressa. Além disso, conseguirá concluir suas atividades com tranquilidade, diminuindo as chances de erros e retrabalhos desnecessários.

Fazer checklists de tarefas

O checklist das tarefas é importante para ajudar você a não se perder em suas obrigações. Como o seu dia a dia profissional é muito corrido, é muito fácil se esquecer de concluir alguma atividade importante e, consequentemente, prejudicar todo o fluxo de trabalho da sua equipe.

Com o checklist, você terá controle total sobre as atividades que estão sendo executadas, quais estão em atraso e quais já foram concluídas, podendo direcionar corretamente os seus feedbacks à equipe, orientando-os sobre seus deveres. Com isso, haverá um ganho de produtividade e desempenho, a fim de melhorar os resultados da empresa.

Delegue suas tarefas

A sobrecarga de trabalho faz com que você não consiga dar conta de tudo. Ao perceber isso, comece a delegar suas tarefas. Isso fará bem não somente à empresa, mas à sua saúde mental também, tendo em vista que se sentirá menos estressado e mais motivado para cumprir com as suas obrigações.

Sendo assim, procure contar com profissionais responsáveis e competentes para ajudá-lo no que for preciso. Ele pode substituir você em uma reunião, pode fechar um relatório importante, enfim, analise quais são as tarefas que podem ser delegadas e distribua aos seus colaboradores.

Ao fazer isso, certifique-se de que todas as informações pertinentes foram repassadas para garantir que o trabalho será executado com eficiência.

Agora você já sabe como se organizar no trabalho com a máxima eficiência. Ter foco é fundamental para que tudo saia conforme o planejado. Além disso, manter um ambiente limpo é indispensável para melhorar a sua produtividade e o desempenho de suas obrigações.

Para ajudar mais pessoas a organizar sua rotina no trabalho, você pode compartilhar este artigo em suas redes sociais para disseminar esse conhecimento. Compartilhe agora mesmo!